Kommunikationsafdelingen og AI
Kommunikationsafdelingens roller
Hvad kan afdelingen hjælpe med?
Formål og placering:
Kommunikationsafdelingen i Tønder Kommune er en del af fagchefområdet Politik & Strategi. Den spiller en central rolle i at sikre, at alle former for kommunikation både internt og eksternt understøtter kommunens strategiske mål. Afdelingen er en nøglepartner i hele organisationen, når det kommer til rådgivning, opgaveløsning og sparring.
Kerneydelser fra kommunikationsafdelingen:
Strategisk kommunikation:
Afdelingen har det overordnede ansvar for at koordinere og udvikle kommunens eksterne og interne kommunikationsstrategier.
Pressehåndtering: Bistår med håndtering af alle aspekter af pressearbejde, inklusive udarbejdelse af pressemeddelelser og koordinering af mediehenvendelser.
Medierådgivning: Tilbyder rådgivning om mediespørgsmål og interaktion med medierne og håndtering af mediekriser.
Indholdsproduktion:
Producerer og hjælper med udviklingen af diverse tekster, fra taleskrivning til borgmesteren, til indhold til sociale medier og hjemmesiden. Dette omfatter også videoproduktion til både intern og ekstern brug.
Fotografering og grafisk arbejde:
Tilbyder professionel fotografering og grafisk design for at understøtte kommunens visuelle identitet.
Medieovervågning:
Overvåger løbende medielandskabet for at sikre, at kommunen er opmærksom på, hvordan den opfattes offentligt, og hvordan den kan forbedre sin offentlige profil.
Annoncering:
Koordinerer og optimerer anvendelsen af lokale medier til annoncering for at sikre, at kommunale budskaber når effektivt ud til borgerne, samt hjælp til grafisk opsætning af annoncer.
Programadministration, vejledning og rådgivning:
- Emply: Rådgivning om valg af medier og udformning af stillingsopslag i forbindelse med rekruttering af medarbejdere. Korrekturlæsning og godkendelse af stillingsopslag.
- Plan2Learn: Vejledning, administration og rådgivning i forbindelse med udbud og afvikling af kurser til medarbejdere.
- EG/SmartDesigner: Hjælp og design af selvbetjeningsløsninger.
- Webtilgængelighed: Undervisning i regler om webtilgængelighed i forbindelse med online kommunikation.
- Peytz: Administration af Peytz mail. System til udarbejdelse af interne og eksterne nyhedsbreve.
- Subsites på hjemmeside: Hjælp til udarbejdelse af subsites. Vejledning i opsætning, arkivering, design samt Tønder Kommunes Skriv godt regler og webtilgængelighed.
- Adobepakken: Vejledning, administration og rådgivning i forhold til redigeringsprogrammer, Photoshop, InDesign etc.
- Colourbox og Skyfish: Rådgivning, vejledning i forhold til billedvalg og søgning af fotos i arkivet.
Forpligtelse til alle medarbejdere
Det er afgørende, at alle ansatte i Tønder Kommune ser sig selv som en integreret del af kommunikationen. Hver medarbejder er en ambassadør for kommunen og spiller en aktiv rolle i at formidle og styrke Tønder Kommunes brand og omdømme.
Integreret kommunikation
Det forventes, at alle medarbejdere tænker kommunikation ind i deres daglige opgaver og aktivt bidrager til at dele og fremhæve de gode historier fra deres arbejdsområder.
Kommunikationsafdelingen er dedikeret til at støtte alle dele af organisationen med ekspertise og ressourcer, der sikrer, at kommunens fortællinger fortælles effektivt og professionelt. Ved at arbejde sammen om disse mål, styrker vi Tønder Kommunes evne til at engagere sig med borgere og andre stakeholders på en meningsfuld og respektfuld måde.
Kom godt i mål med grafiske opgaver
Kommunikationsafdelingen står klar til at hjælpe med udformning af grafiske opgaver, samt hjælp og rådgivning, hvis der er behov for en ekstern grafiker. For at minimere korrekturprocessen og sikre optimal udnyttelse af vores ressourcer er det vigtigt, at opgaverne er veldefinerede, og at deadlines bliver overholdt.
Kommunikationsafdelingen tilbyder rådgivning og sparring i forbindelse med valg af de rette grafiske løsninger, men giver også gerne feedback på materiale, I selv har udarbejdet.
Hvad kan jeg få hjælp til?
Vi leverer mange forskelligartede grafiske løsninger
- Folder, kataloger, brochurer
- Invitationer
- Flyers
- Roll-up
- Skilte
- Klistermærker
- Diplomer
- Gavechecks
- Storformatsplancher
Hvis du har andre grafiske opgaver, du ønsker løst, så forhør dig gerne om, det er noget, vi kan hjælpe med.
Definering af opgaven
For at kunne hjælpe dig bedst muligt med den ønskede opgave, har vi brug for en beskrivelse af opgaven. Dette inkluderer overvejelser omkring layout, anvendelse, målgruppe m.m. Til dette formål har vi udarbejdet en formular som udfyldes ved bestilling af grafiske opgaver.
Kommunikationsafdelingen og AI
Anvendelse af kunstig intelligens i kommunikationsarbejdet
Formål og tilgang
I Tønder Kommune favner vi potentialet i at integrere kunstig intelligens (AI) i vores kommunikationsarbejde. Formålet er at undersøge, hvordan AI kan effektivisere og forbedre forskellige aspekter af Kommunikationsafdelingens arbejdsopgaver, samtidig med at vi sikrer overholdelse af gældende lovgivning og beskyttelse af persondata.
Prøvehandling med AI:
Kommunikationsafdelingen iværksætter prøvehandlinger, hvor vi aktivt udforsker brugen af AI-værktøjer i daglige arbejdsopgaver, herunder:
Taleskrivning
Brug af AI til at assistere i formulering og strukturering af taler.
Grafiske opgaver
Anvendelse af AI til design og layout for at skabe visuelt materiale hurtigere og mere konsistent.
Udfærdigelse af pressemeddelelser
AI's evne til at generere tekstbaseret indhold, der er klart, præcist og målrettet.
Opdateringer af sociale medier
Opdateringer og respons på sociale medier for at forbedre engagement og tilstedeværelse.
Tekstning ved videoproduktion
Brug af AI værktøj til undertekstning af videoer
Forpligtelse og videndeling
Kommunikationsafdelingen deler gerne erfaringer og læring fra brugen af AI med resten af organisationen. Dette vil inkludere både succeser og udfordringer, således at hele kommunen kan drage nytte af de nye teknologier.
Etisk og lovlig anvendelse
Det er af yderste vigtighed, at anvendelsen af AI i kommunikationsarbejdet sker under overholdelse af alle relevante love, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR). Vi vil sikre, at al brug af AI respekterer individets rettigheder og privatliv.
Fremtidige retningslinjer: Ud fra resultaterne af disse prøvehandlinger vil kommunikationsafdelingen løbende tilrette retningslinjer for en fortsat og bæredygtige brug af AI i kommunikationsarbejdet. Disse retningslinjer vil inkludere anbefalinger for bedste praksis, etiske overvejelser og compliance-mekanismer for at sikre, at anvendelsen af AI fortsat er ansvarlig og effektiv.
Gennem denne proaktive tilgang sigter Tønder Kommune mod at være på forkant med teknologiske fremskridt, mens vi samtidig sikrer, at vores anvendelse af AI er både respektfuld og i overensstemmelse med vores værdier og lovgivning.
Kommunikationsafdeling og netværk
Formål
For at sikre en stærk og sammenhængende kommunikationsindsats er det afgørende, at Tønder Kommunes kommunikationsafdeling aktivt engagerer sig i netværk med andre kommunikatører i kommunen. Dette samarbejde understøtter vidensdeling og faglig udvikling.
Netværkets rolle
Læring og udvikling
Gennem det interne netværk bliver der udvekslet erfaringer og vi lærer af hinandens succeser og udfordringer. Dette skaber et stærkt fundament for at forbedre og innovere kommunens kommunikationsstrategier og -taktikker.
Ensartet kommunikation
Et tæt samarbejde mellem forskellige kommunikatører sikrer, at budskaberne er ens på tværs af forskellige afdelinger og platforme. Dette styrker kommunens overordnede brand og sikrer, at alle kommunikationsindsatser trækker i samme retning.
Effektiv ressourceudnyttelse: Gennem netværk kan kommunikationsafdelingen identificere synergier, undgå dobbeltarbejde og lærer af hinanden.
Implementering
Regelmæssige møder
Kommunikationsafdelingen faciliterer afholdelsen af regelmæssige møder for at skabe gode relationer på tværs og diskutere aktuelle projekter, koordinere initiativer og planlægge fælles aktiviteter. Møderne skal fokusere på erfaringsudveksling og diskussioner af nye trends og teknologier inden for kommunikationsområdet.