Intern kommunikation
Formål og tilgang
Intern kommunikation i Tønder Kommune spiller en afgørende rolle for at sikre en stærk sammenhængskraft og forståelse på tværs af organisationen. Det er afgørende, at alle medarbejdere er informerede og føler sig involverede i kommunens daglige arbejde og strategiske beslutninger.
Kerneområder for intern kommunikation
Styrkelse af linjekommunikation: Sikre, at den direkte kommunikation mellem ledere og medarbejdere er klar, konsekvent og opdateret.
Ledelsesinformation
Formidling af Direktionens og Kommunalbestyrelsens beslutninger for at sikre hurtig og effektiv implementering i organisationen.
Værdibaseret kommunikation
Kommunikere og leve efter de værdier, der definerer Tønder Kommune, herunder at fortælle de gode historier, der skaber stolthed og engagement blandt medarbejdere.
Kommunikationskanaler
TønderPortalen/Intranet
Fungerer som den centrale ”bank” for intern kommunikation, hvor medarbejdere kan finde informationer, dele viden og modtage opdateringer.
E-mail (Outlook)
Anvendes primært til én-til-én kommunikation eller specifikke afdelingsrelaterede meddelelser. Kan også håndtere store udsendelser, men disse bør forekomme gennem TønderPortalen/Intranet for at undgå informationstræthed.
Linjekommunikation
Den vigtigste form for intern kommunikation, hvor ledere og medarbejdere på alle niveauer kommunikerer direkte med deres kolleger for at sikre, at alle er opdaterede og engagerede i deres arbejde og kommunens mål.
Understøttelse og rådgivning
Kommunikationsafdelingen yder løbende sparring og rådgivning til de forskellige fagområder, støtter produktionen af interne videoer, og tilbyder assistance til eksempelvis skriftlige indlæg og korrekturlæsning og udarbejdelse af grafisk materiale.
Effekt og ambition
Ved at prioritere og optimere vores interne kommunikation sikrer vi, at alle medarbejdere føler sig værdsatte og velinformerede. Dette skaber ikke kun en stærkere arbejdsplads, men også ambassadører for Tønder Kommune, hvilket understøtter vores branding og rekrutteringsindsats.
Krisekommunikation
Formål og tilgang
Kriser opstår ofte uventet og kræver hurtig og effektiv handling. Vores strategi for krisekommunikation er designet til hurtigt at adressere og håndtere både medie- og beredskabskriser med det formål at beskytte borgerne, minimere negativ påvirkning og opretholde kommunens integritet.
Krisetyper
Beredskabskriser
Disse involverer situationer, hvor offentlig sikkerhed er på spil, såsom naturkatastrofer eller større hændelser, der kræver øjeblikkelig og organiseret reaktion.
Mediekriser
Disse opstår, når der er intens negativ mediedækning, som kan vare i dage eller uger. En mediekrise kan forårsage stor nervøsitet og usikkerhed blandt medarbejdere.
Krisehåndtering
Når en krise opstår, handler det om at være proaktiv, tilgængelig og klar i kommunikationen.
Vi sikrer, at
alle berørte grupper bliver informeret hurtigt og præcist om krisens art og omfang.
Kommunikationen er letforståelig og relevant for alle involverede parter.
Vi benytter alle tilgængelige mediekanaler effektivt, med Tønder Kommunes hjemmeside som centralt informationspunkt.
Krisekommunikationsteamet
For mediekriser nedsættes et krisekommunikationsteam hurtigt, som inkluderer
- Fagdirektør
- Fagchef
- Relevant afdelingsleder
- Fagkonsulent eller specialist
Kommunikationschefen koordinerer teamet og sikrer konsekvent kommunikation udadtil.
For beredskabskriser tager vores handlinger udgangspunkt i den eksisterende beredskabsplan, med klare procedurer for at informere og håndtere offentligheden effektivt.
Proces for aktivering af krisekommunikation: Når en potentiel krise identificeres, informerer den pågældende medarbejder straks sin nærmeste leder. Lederen involverer derefter kommunikationschefen og, afhængigt af situationens alvor, Direktionen for at vurdere, om krisekommunikationsteamet skal samles.
Vigtige principper
Vi er hurtige, men ikke forhastede
Det er afgørende at reagere hurtigt, men nøjagtigheden af den information, vi formidler, er essentiel.
Klar talspersonstrategi
Vi sikrer, at Tønder Kommune taler med "én stemme" for at undgå interne misforståelser og give klare og konsistente budskaber til offentligheden.
Evaluering og tilpasning
Krisekommunikationsindsatsen evalueres løbende for at sikre, at vi lærer af hver situation og justerer vores tilgang og planer baseret på disse læringer.
Ved at følge disse retningslinjer sikrer Tønder Kommune, at kommunikationen under kriser håndteres med den største effektivitet og omhu, altid med borgernes sikkerhed og velvære som højeste prioritet.
Presserelation og medier
I Tønder Kommune prioriterer vi aktive og positive relationer til pressen for at fremme en åben og transparent dialog med offentligheden. Vores mål er at være synlige og tilgængelige både lokalt, regionalt og nationalt.
Primære medieplatforme
Lokale medier som JydskeVestkysten og Der Nordschleswiger er vigtige for at formidle nyheder og informationer om kommunens aktiviteter og beslutninger.
Regionale medier som DR P4 Syd og TV Syd hjælper os med at nå ud over kommunegrænsen med større historier og initiativer.
Nationale medier, som DR, TV2 og Jyllands-Posten bruges til at kommunikere om større satsninger og projekter, som kan interessere et bredere publikum.
Strategi for mediekommunikation
Vi er proaktive i vores tilgang til at formidle succeser og udfordringer og forsøger altid at være de første til at informere om væsentlige begivenheder og nyheder.
Vi værdsætter tilgængelighed og sikrer, at medierne let kan opnå kontakt til relevante personer i kommunen.
Vi stræber efter klarhed i vores budskaber for at sikre, at informationen er letforståelig og direkte.
Vores kommunikation er modtagerrettet, og vi tilpasser vores information til forskellige målgrupper baseret på deres specifikke behov og interesser.
Vi gør brug af vores netværk og når herigennem ud med de gode historier.
Håndtering af mediehenvendelser
Kommunikationsafdelingen er normalt første kontaktled for pressen. Den hjælper journalisten videre til de rette fagpersoner.
Hvis andre medarbejdere kontaktes, noteres journalistens ønske eller anmodning og kommunikationsafdelingen bliver informeret.
Beslutninger om, hvem der udtaler sig, træffes i samråd med den relevante leder for at sikre en koordineret kommunikation.
Vi undgår at give "ingen kommentarer" som svar og stræber altid efter at give nuancerede og informative svar, hvor det er muligt.
Ytringsfrihed og tavshedspligt
Selvom medarbejdere har ret til at deltage i den offentlige debat, er det vigtigt at overholde reglerne om tavshedspligt, især når det drejer sig om fortrolige oplysninger.
Medieovervågning
Vi bruger medieovervågning til løbende at følge med i, hvordan Tønder Kommune omtales i medierne. Dette giver os indsigt i, hvilke historier der fanger offentlighedens interesse, og hjælper os med at være proaktive i vores kommunikation.
Samarbejde med medierne
Vi værner om et godt og tillidsfuldt forhold til pressen og anerkender mediernes rolle i et demokrati. Vores samarbejde bygger på en fælles forståelse af åbenhed og respekt for hinandens roller.