Ekstern kommunikation
Formål og tilgang
Vi anvender ekstern kommunikation strategisk til at fremme åbenhed, dialog og samarbejde, så vi sikrer, at kommunens budskaber og initiativer er klare og tilgængelige for alle.
Hovedelementer
Proaktiv information
Vi sikrer, at relevant og rettidig information om kommunens politikker, tjenester og begivenheder når ud til borgerne. Dette omfatter alt fra servicemeddelelser til opdateringer om kommunale projekter.
Dialog og feedback
Aktivt engagement med borgere og andre interessenter er en hjørnesten i vores eksterne kommunikationsstrategi. Vi benytter både traditionelle og digitale platforme til at facilitere dialogen og indsamle feedback, der kan guide og forbedre vores services og tiltag.
Brand og image management
Vi arbejder målrettet med at forme og vedligeholde et positivt og stærkt offentligt image af Tønder Kommune. Dette inkluderer alt fra visuel branding til historiefortælling, der fremhæver kommunens unikke karakteristika og succeser.
Kommunikationskanaler
Digitale platforme: Vores primære eksterne kommunikationskanaler er Toender.dk, de sociale medier og e-Boks. Disse platforme muliggør hurtig og bred distribution af information samt interaktivitet med modtagerne.
Traditionelle medier
Vi benytter traditionelle medier som uge- og lokalaviser, radio, tv og breve til at nå demografier, der ikke, eller kun i lille grad, benytter digitale medier.
Offentlige møder og events
Face-to-face kommunikation spiller fortsat en vigtig rolle.
Kommunikationsafdelingen understøtter med udarbejdelse af materialer til dette formål.
Mål for ekstern kommunikation
Tilgængelighed
At alle kommunens meddelelser er lettilgængelige og forståelige for forskellige målgrupper.
Proaktivitet
Hurtig og klar kommunikation i krisetider samt regelmæssige opdateringer i forbindelse med igangværende projekter eller tiltag.
Engagement
At skabe og vedligeholde et aktivt samspil med borgerne, hvor deres ideer og forslag velkommes og værdsættes.
Digitale og sociale medier
Formål med sociale medier
Tønder Kommune anvender sociale medier for at være en åben, synlig og tilgængelig organisation. Sociale medier er et supplement til traditionelle kommunikationskanaler som hjemmesiden, pressekontakt og annoncering. De udgør en central del af vores strategi for at opnå direkte og effektiv kommunikation og interaktion med borgere, erhvervsliv og andre interessenter. Sociale medier tillader os at være til stede, hvor borgerne er, og tilbyder en platform for både information og dialog.
Sociale medier bruges primært til at
- formidle vigtige beredskabsinformationer og servicemeddelelser, der er relevante for store målgrupper
- synliggøre kommunens opgaver, tilbud og projekter gennem fortællinger i tekst, video eller billeder
- modtage og reagere på borgernes feedback, ønsker og forslag
- facilitere og styrke dialogen om kommunale anliggender.
Vi er aktive på disse sociale medieplatforme
Facebook, for bred kommunikation og dialog med borgere.
LinkedIn, for at styrke relationer med erhvervslivet og kommunikere vores rolle som arbejdsplads.
Instagram, for at fremhæve kommunens visuelle historier og brande os gennem billeder og videoer.
Principper for brug af sociale medier
Interaktivitet
Vi opmuntrer til aktiv deltagelse og hurtig respons på forespørgsler og feedback.
Tilgængelighed
Sociale medier giver os mulighed for at nå ud til borgere udenfor normale åbningstider, hvilket er essentielt for at opretholde en oplevelse af tilgængelighed og service.
Tone og adfærd
Vi stræber efter altid at være venlige og imødekommende, også i mødet med kritik. Konflikter håndteres med respekt for alle parter.
Vi undgår
Sagsbehandling eller udveksling af følsomme oplysninger. Komplekse problemstillinger, som kræver dybdegående svar eller diskretion, håndteres via mere formelle kommunikationskanaler.
Vi skjuler
Anstødelige kommentarer og bemærkninger, der er udenfor kontekst eller er sagsbehandling.
Daglig drift
Sociale medier vedligeholdes og opdateres af Kommunikation, men alle afdelinger opfordres til at bidrage med indhold. Lokale sider og grupper skal overholde de samme retningslinjer som de centrale og kræver vedligeholdelse lokalt.
Politik og holdninger
Vi besvarer spørgsmål og deltager i dialoger, hvor det er passende, men vi svarer ikke på politiske spørgsmål eller spørgsmål, der indebærer en politisk stillingtagen. Vi kommenterer ikke på personlige politiske meningstilkendegivelser eller holdningsspørgsmål. Politikere og medarbejdere kan deltage som privatpersoner under respekt for de retningslinjer, der gælder for offentlige ansatte.
Formål med toender.dk
Det Digitale Rådhus
toender.dk
- fungerer som den primære digitale platform, hvor borgerne og virksomhederne kan finde opdaterede og relevante oplysninger samt selvbetjeningsløsninger, politiske beslutningsprocesser og nyheder, der er relevant for borgere og virksomheder.
- fremmer transparens i kommunens drift og beslutninger, og give borgerne mulighed for aktiv deltagelse i lokaldemokratiet.
Indholdstype
Informative sider giver grundlæggende informationer.
Handlingsorienterede sider, hvor brugerne kan interagere og anvende selvbetjeningsløsninger.
Længere og tungere informationer med mere detaljeret indhold end andre platforme, såsom dybdegående artikler, strategier og forklaringer, samt nyheder.
Breakingbjælke i forbindelse med en beredskabskrise, hvor offentlig sikkerhed er på spil, såsom naturkatastrofer eller større hændelser, der kræver øjeblikkelig reaktion.
Opdateringsfrekvens og indholdsstyring
Daglige opdateringer kan omfatte afgørelser, høringer, udbud, jobopslag og andre relevante kommunale nyheder.
Nyheder og artikler kan oprettes manuelt, mens pressemeddelelser bliver overføres automatisk.
Opfølgning og vedligeholdelse
Selvom toender.dk ikke anvender det traditionelle "indlægs"format som sociale medier, kræver platformen stadig en systematisk opfølgning for at sikre, at alle informationer er ajourførte og korrekte.
Kontinuerlig evaluering af brugeroplevelsen for at sikre, at hjemmesiden er intuitiv, tilgængelig for alle, og opfylder de moderne standarder for webdesign.
Hvad der skal undgås på toender.dk
Irrelevant eller forældet information
Al information skal være aktuel og relevant for borgere og virksomheder. Det er vigtigt at undgå forældet information, der kan føre til forvirring eller misinformation. Sideansvarlige skal holde siderne ajour og holde web- og digitaliseringskonsulenten opdateret om fejl eller ændringer.
Subsites
Der kan være mange gode argumenter for at have lave en lokal hjemmeside - en såkaldt subsite. En lokal profil skal overholde de samme retningslinjer som den centrale og kræver vedligeholdelse lokalt. Kommunikation hjælper gerne subsites godt i gang.
Oprettelse af subsites eller sider og grupper på de sociale medier for afdelinger i Tønder Kommune
I Tønder Kommune opfordrer vi afdelinger, institutioner og andre enheder til aktivt at bruge digitale og sociale medier for at fremme deres arbejde og interagere med borgere og andre relevante interessenter. Det er vigtigt, at disse profiler opretholder et konsistent og professionelt image, der stemmer overens med kommunens overordnede kommunikationsstrategi.
Retningslinjer for oprettelse og vedligeholdelse af medieprofiler
Alle afdelingsprofiler skal overholde Tønder Kommunes retningslinjer for digitale og sociale medier. Dette inkluderer respekt for tonen, behandling af følsomme oplysninger og overholdelse af gældende lovgivning omkring persondata og kommunikation.
Ansvar og drift
Der skal udpeges en eller flere ansvarlige for hver profil, som sikrer daglig vedligeholdelse og overvågning af interaktioner. De ansvarlige skal have en klar forståelse af målene med deres medieaktiviteter og hvordan disse støtter kommunens overordnede mål.
Rådgivning og support
Afdelingerne kan søge rådgivning og sparring hos Kommunikation, som kan tilbyde støtte i forbindelse med strategisk planlægning, krisekommunikation og effektiv brug af sociale og digitale medier.
Kommunikation og indhold
Indholdet, der postes på afdelingens medieprofiler, skal være relevant for deres specifikke målgruppe og samtidig afspejle kommunens overordnede budskaber og værdier.
Afdelingerne opfordres til at koordinere med Kommunikation, hvis deres indhold kan have bredere interesse.
Evaluering og feedback
Effektiviteten af de sociale og digitale medieprofiler skal evalueres regelmæssigt gennem målinger af engagement, rækkevidde og de tilbagemeldinger, profilerne modtager.
Dette hjælper med løbende at justere strategien og sikre, at kommunikationen er så effektiv som muligt.
Ved at følge disse retningslinjer kan afdelinger inden for Tønder Kommune oprette og vedligeholde medieprofiler, der ikke blot styrker deres egne kommunikationsmål, men også understøtter kommunens bredere engagement og service over for alle borgere.
Strategi for brug af Facebook i Tønder Kommune
Formål
Facebook fungerer som kommunens ansigt udadtil. Her skaber og vedligeholder vi relationer til borgerne gennem en blanding af informativt indhold og personlige historier.
Kriterier for opslag
Facebook er som en græsplæne, der skal have den rette mængde og variation af sol, regn, gødning, kulde og varme. Der skal være variation i opslagenes indhold, og der skal være flere positive og bløde historier, hvis et publikum til de tungere historier skal fastholdes.
Relevans: Alle opslag skal være relevante for en større del af kommunens følgere. Det er ikke målet at jagte "likes", men at levere indhold, der er jordnært, relevant og vedkommende. Målgruppen skal udgøre over 10% af følgerne for at være relevant. Undtagelsen er akutte beredskabskriser, hvor offentlig sikkerhed er på spil, også for en lille gruppe borgere.
Kriterier for storyfunktionen
Her er der plads til at eksperimentere med indhold, der er egnet for mindre målgrupper, eller som er ekstra materiale fra andre sociale medier eller opslag. Funktionen egner sig også godt til ”nu-heder” som prisoverrækkelser eller events.
Indholdstype
Information og nyheder: Hurtige opdateringer om beredskabskriser eller advarsler om fx storm eller sundhedsrisici.
Gode historier
Positive fortællinger fra børnehaver, plejehjem, lokale virksomheder og skoler. Disse skal vægtes højt for at bibeholde et stort publikum og en god stemning på siden.
Kommunale begivenheder og tiltag
Annoncering af nye initiativer eller særlige begivenheder.
Frekvens og kvalitet af opslag
Ideelt set 2-3 opslag om ugen, dog med fokus på kvalitet frem for kvantitet.
Opfølgning og moderation
Det er sjældent nødvendigt med stor proaktiv opfølgning, så længe stemningen er god på siden. Når vi aktivt deltager i kommentarfelterne er det for at fremme engagement og positiv dialog og bremse misinformation. Hovedsagelig involverer opfølgning analyse af rækkevidde og respons for at identificere, hvad der fungerer bedst.
Moderation
I tilfælde af behov modereres kommentarspor for at opretholde en konstruktiv dialog. Der modereres ud fra den gældende politik, som er beskrevet på siden.
Hvad der skal undgås på Facebook
Indhold, der kan opfattes som irrelevant, fordi modtagergruppen er for lille. Proceshistorier uden ”kød og blod”. Parkeringsplads for servicemeddelelser.
Måling og justering
Regelmæssig evaluering af strategiens effektivitet og justering baseret på analyserede data og feedback.
Øvrige Facebooksider og grupper
Der kan være mange gode argumenter for at have egne Facebooksider eller Facebookgrupper. Disse profiler skal overholde de samme retningslinjer som de centrale og kræver vedligeholdelse lokalt. Kommunikation hjælper gerne lokale profiler godt i gang.
Strategi for brug af LinkedIn i Tønder Kommune
Formål
Relationsskaber:
LinkedIn anvendes til at bygge og vedligeholde relationer på tværs af landet og med fokus på turisme, uddannelse og erhvervslivet. Gennem platformen udvider og plejer vi netværk med erhvervsledere og andre kommuner eller organisationer. LinkedIn fungerer som kommunens mere corporate profil med fokus på resultater og succeser. På LinkedIn fortæller vi de gode historier, som giver nuværende medarbejdere stolthed overfor arbejdspladsen og gør andre nysgerrige.
Indholdstype
Indlæg omhandlende erhvervsmæssige tiltag, ændringer i regulativer der påvirker erhvervslivet, samt møder eller events rettet mod erhvervslivet.
Succeshistorier og prisvindere
Opslag der fremhæver lokale virksomheder eller individer, som har vundet priser eller opnået særlige resultater.
Kommunen som arbejdsplads
Deling af positive historier og resultater fra kommunen som arbejdsplads for at tiltrække potentielle ansøgere og understrege et positivt arbejdsmiljø.
Gode historier
Egen producerede positive fortællinger fra Tønder Kommune i tekst, video eller fotos.
Delinger af omtaler om Tønder Kommune i medier og hos samarbejdspartnere.
Kommunale begivenheder og tiltag: Annoncering af nye initiativer eller særlige begivenheder. Job-nyt på direktør- og fagchefniveau.
Frekvens og kvalitet af opslag
Optimalt set 2-3 opslag om ugen. Indholdet skal forblive relevant og af høj kvalitet.
Opfølgning og interaktion
Selvom LinkedIn ikke kræver meget moderering af kommentarer, er det vigtigt at følge op på, hvordan indlæg performer og svare på spørgsmål for at vedligeholde engagement og relationer.
Hvad der skal undgås på LinkedIn
Indhold, med en lille målgruppe og delinger af ensartet indhold.
Analytisk overvågning: Kommunikation bruger LinkedIn's analytiske værktøjer til at måle effektiviteten af forskellige typer indlæg og justere strategien baseret på denne data.
Øvrige LinkedInsider
Der kan være mange gode argumenter for at have lokale LinkedInsider.
Lokale profiler skal overholde de samme retningslinjer som de centrale og kræver vedligeholdelse lokalt. Kommunikation hjælper gerne lokale profiler godt i gang.
Strategi for brug af Instagram i Tønder Kommune
Formål med InstagramVisuel
Storytelling
Instagram anvendes til at fortælle visuelle historier gennem billeder og videoer, der fremhæver Tønder Kommunes naturskønne og kulturelle aspekter.
Platformen skal bruges til at skabe en positiv branding af Tønder Kommune, hvor fokus er på æstetik og den visuelle fremstilling af kommunens unikke træk.
Indholdstype opslag
Visuelt indhold af høj kvalitet
Kun det visuelt smukkeste indhold skal vises. Dette omfatter professionelle billeder og videoer, der fremviser naturen, kulturelle begivenheder som Tønder Festivalen og andre større events og attraktioner.
Indholdstype story
Her er der plads til at eksperimentere. Funktionen egner sig også godt til ”nu-heder” som prisoverrækkelser eller events og er ligeledes velegnet til at dele andre profilers indhold.
Frekvens
Ét til to opslag om ugen for at sikre, at hver post er af højeste kvalitet og velovervejet. Storys i det omfang der er muligt.
Opfølgning og interaktion:
Opfølgning på Instagram består primært i at monitorere opslagenes performance (fx antal likes, visninger og kommentarer) og besvare eventuelle spørgsmål fra følgere.
Generelt kræver Instagram mindre opfølgning sammenlignet med andre sociale medieplatforme, men engagement med følgere bør stadig vedligeholdes for at bygge relationer.
Hvad der skal undgås på Instagram:
Irrelevante hverdagsbilleder
Platformen skal ikke bruges til hverdagsbegivenheder eller lavkvalitetsbilleder, der ikke bidrager til den ønskede visuelle og æstetiske standard.
Interaktivitet
Selvom Instagram er lav vedligeholdelse i forhold til opfølgning, er det vigtigt at opretholde en god tone i kommunikationen og være responsiv overfor følgernes engagement.
Måling og justering
Kommunikation bruger de indbyggede analytiske værktøjer til at måle succes og tilpasse strategien baseret på hvilke typer indhold der performer bedst.
Designmanual og logo
I Kommunikationsafdelingen følger vi en fastlagt designmanual, som sikrer en ensartet og genkendelig visuel identitet på tværs af alle vores kommunikationskanaler. Afdelingen vejleder gerne i brugen af den. Vores designmanual indeholder retningslinjer for brugen af logoer, farver, typografi og andre grafiske elementer. Den hjælper med at styrke genkendelsen af vores kommunikationsmaterialer blandt borgere og samarbejdspartnere og sikrer, at alle materialer fremstår professionelle og koordinerede.
Designmanualen er tilgængelig for alle medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere, der arbejder med kommunikation og branding relateret til Tønder Kommune.
For yderligere oplysninger og adgang til designmanualen kan interesserede besøge vores officielle hjemmeside www.toender.dk under afsnittet 'Designmanual og logoer'.